牛皮纸封面凭证(会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范)

Posted 2023-06-02

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牛皮纸封面凭证(会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范)

会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格标准及填写规范。

一、会计凭证封面、备考表、包角纸、凭证盒的规格、项目设置及填写规范

㈠封面

1、规格：长260mm，宽140mm。

2、项目设置与样式：见附件1。

3、填写方法：

⑴上端“会计档案”前面空白处，填写产生会计档案的单位名称或通用简称，如：“内蒙古新大地建设集团”等。填写方法根据实际情况选用下列两种方法中的一种：①如需求量较大，可由厂家直接把单位名称印制上去；②如需求量较小，由刻制大小适当的条形单位名称章加盖上去以求整齐美观。

⑵“立卷部门”项：填写本单位财务机构名称，如“财务部”、“档案室”等。

⑶“类别”项：应填写“会计凭证”，因已统一印好，不必再填。

⑷“案卷名称”项：如果本单位使用的是通用记账凭证，则后面已印好“会计凭证”字样，不必再填写；如果本单位使用的是分类的记账凭证，则根据分类在“会计凭证”字样后的括号里填写“收款”、“付款”或“转账”等字样，以示区别。

⑸“起止日期”项：填写本册会计凭证中第一张记账凭证的日期和最后一张记账凭证的日期，年、月、日均不得省略。

⑹“凭证编号”项：填写本册会计凭证第一张记账凭证的编号和最后一张记账凭证的编号，如只有一张则只在“至第号止”处填写本张编号。

⑺“保管期限”项：根据《会计档案管理办法》的规定填写“永久”或具体时间，不得写成“长期”、“短期”字样。

⑻“册数”项：填写本月会计凭证的总册数和本册会计凭证在本月的排序编号。

⑼“归档号”项：填写本册会计凭证在本年度会计凭证中的排序编号。

⑽“全宗号”项：填写有关档案馆给本单位档案确定的代号。如未确定，暂不填写。

⑾“目录号”项：填写登记本册会计凭证的目录本的编号。

⑿“案卷号”项：填写本册会计凭证在本单位档案室内全部会计凭证或某一时间段内所有会计凭证中的排序编号。

⒀“财务主管”项：由本单位财务主管人员签字或盖章。

⒁“会计”项：由本单位会计人员签名或盖章。

⒂“装订”项：由具体装订本册会计凭证的人员签名或盖章。

㈡备考表

1、规格：长260mm，宽140mm。

2、项目设置与样式：见附件2。

3、填写方法：

⑴“本卷需要说明的情况”项：记载整理时或日后保管查阅过程中遗留、出现的问题，以备查考。如无问题，则本栏不填写。

⑵“财务主管”项：整理好的会计凭证由财务主管检查合格后由其签名或盖章。

⑶“装订人”项：由整理装订人员签名或盖章，以示负责。

⑷“年月日”项：由立卷人填写本册凭证整理装订完毕时的日期。

㈢会计凭证包角纸

1、规格、项目设置与样式：见附件3。

2、装订要求最厚不超过25mm。

3、填写方法：

⑴“年月”项：填写本册会计凭证产生的年、月，应与封面“起止日期”项相同。

⑵“凭证编号”项：与封面“会计凭证编号”项相同。

⑶“案卷号”项：与封面“案卷号”项相同。

㈣凭证盒

1、规格：长265mm，宽145mm，厚60mm。

2、项目设置与样式：见附件4。

⑴“全宗号”项：与会计凭证封面对应项目相同。

⑵“目录号”项：与会计凭证封面对应项目相同。

⑶“年●月”项：填写盒子内所装会计凭证所属年、月，如“2008●5”等。

⑷“凭证编号”项：如盒内装一本会计凭证，该项填写与会计凭证封面对话应项目相同；如盒内装数本会议凭证，该项填写第一本凭证的起号与最后一本凭证的止号。

⑸“案卷号”项：如盒内装一本会计凭证，该项填写与会计凭证封面对话应项目相同；如盒内装数本会议凭证（装盒不跨月），该项填写排序第一本与最后一本的案卷号，如“1-3”、“20-22”等。

二、会计凭证、财务报告的封面、备考表（封底）和会计账簿、财务报告卷盒的标准及填写规范。

㈠封面

1、规格：

⑴会计账簿封面：（A4）长295mm，宽210mm。

⑵财务报告封面：（A3）TA 420mm，宽297mm。

2、项目设置与样式：见附件5、6。

3、填写方法：

⑴上端“会计档案”四字前面空白处填写方法与会计凭证封面的填写方法“⑴”相同。

⑵“立卷部门”项：与会计凭证封面的填写方法“⑵”相同。

⑶“类别”项：根据情况填写“会计账簿”、“财务报告”或“其他”字样。

⑷“案卷名称”项：是会计账簿时填写会计账簿的名称，如“现金日记账”、“总账”、“固定资产账”等；是财务报告时填写财务报告的名称，如“2008年1-6月会计报表”、“2008年水务局下属单位年度财务报告”等；是其它类时，根据具体材料拟写案卷名称。

⑸“起止日期”项：是会计账簿就填写该账簿启用的年月日和最后一笔账登记的年月日；是财务报告就填写该报告（报表）的起止日期；如只有一个日期则填写在“至年月日止”栏。

⑹“卷内页数”项：填写账簿或报告的总页数，正面有数据的在右上角编页号，背面有数据的在左上角编页号；自“1”编起，不论薄厚，一本账编一个顺序号；如账簿已印好页码的不再重编；财务报告按组成的卷一卷编一个顺序号，编页号方法与账簿相同。

⑺“保管期限”项：按照《会计档案管理办法》规定，填写“永久”、“25”、“15”、“10”、“5”、“3”等字样，不得写成“长期”或“短期”。

⑻“全宗号”项：与会计凭证封面对应项目相同。

⑼“目录号”项：填写登记本卷会计档案的目录本编号。

⑽“归档号”项：填写本卷会计档案在本年度本类别中的序编号。

⑾“案卷号”项：填写本卷会计档案在本类别中总的排序编号或在本类某一时间段内的排序编号。

㈡卷脊（折叠式，印制时与封面、备考表合为整体）

1、规格：宽与相应的会计账簿、财务报告的封面的宽相同，卷脊厚度分为10mm、15mm和20mm三种，各单位根据实际需要选用。折叠线距统一宽度为20mm。

2、项目设置与样式：见附件5、6。

3、填写方法：与封面各对应项目相同。

㈢备考表

1、规格：

⑴会计账簿：（A4）长295mm，宽210mm。

⑵财务报告：（A3）长420mm，宽297mm。

2、项目设置与样式：见附件2。

3、填写方法：与会计凭证和备考表相同。

㈣会计账簿、财务报告卷盒

1、会计账簿盒规格：高310mm，宽220mm，厚分为20mm和40mm两种，凡是大于A4标准的会计账簿，一般折叠为A4标准后装盒。

2、财务报告盒规格：长430mm，宽310mm，厚分为20mm和40mm两种。

3、封面和盒脊项目的设置及样式：见附件7、8。

4、封面和盒脊各项目填写方法：

⑴“单位名称”、“年度”、“保管期限”、“全宗号”、“目录号”的填写，与盒内所装档案的封面各对应项目相同。

⑵“归档号”项：如盒内装一本，按封面对应项目填写；如盒内装有数本，则按顺序写成“几至几”，如“1-2”、“3-5”等。

⑶“案卷号”项：填写方法同“归档号”项。

⑷盒脊项目填写与盒面各对应项目相同。

三、“其它类”会计档案整理时，根据实际情况使用会计账簿、财务报告或会计凭证的卷皮、备考表和卷盒以统一使用一种为宜。

四、成批的特厚、特大或特小的非标准会计凭证、会计账簿、财务报告等，可根据实际确定封面、备考表、卷脊、卷盒的规格，但其项目设置和样式应与本标准相应规定相同。

五、会计档案案卷目录的标准及填写规范

㈠规格：长295mm，宽210mm。

㈡项目设置与样式：见附件9。

㈢填写方法

1、按照整理好的会计档案逐册逐卷进行登记。

2、“案卷号”、“归档号”、“案卷名称”、“起止日期”、“保管期限”各项，按照整理好的会计凭证、会计账簿、财务报告或其他类案卷封面上的对应项目抄录，不得有变。

3、“卷内页数或凭证编号”项：如登记案卷是会计账簿或财务报告（报表）等，此项按照案卷封面的“卷内页数”项抄录；如所登记案卷是会计凭证，则此项按照会计凭证封面的“凭证编号”项抄录，如“1-25”、“26-50”等。

4、“备注”项：简要填写本卷存在的问题或需要说明的事项，无则不填。

六、印制会计档案卷皮、卷盒、备考表、目录表格的用纸标准。

㈠会计账簿、财务报告、会计凭证所使用的封面、备考表以及会计凭证的包角纸，统一采用柔韧性好的120克的牛皮纸印制。

㈡会计账簿、财务报告、会计凭证所使用的卷盒，统一采用700克无酸纸板印制。

㈢会计档案案卷目录表格采用70克白色双胶纸印制。

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