消息的基本结构形式(终极秘籍如何准确的进行信息传达)
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消息的基本结构形式(终极秘籍如何准确的进行信息传达)
当我们在职场中与同事沟通或者与客户沟通的时候,经常会出现对方没有完全理解自己的意思,或者错误理解自己的意思的情况,那么这个时候,我们要思考如何更准确的进行信息传达。
一、关注价值点和决策相关信息点
无论是口头沟通还是书面沟通,当我们要进行信息传达的时候,我们要注意是否把信息的价值点传递出来了,同时要关注与决策有关的信息是否传递清楚。
二、项目信息传达形式
沟通中的信息传递是由上向下、由下向上还是平行交叉传递,可以把项目沟通分为上行沟通、下行沟通以及平行沟通。我们下面讲的项目信息传达更偏向上行沟通。
1、问题描述
问题发生的时间、地点、相关操作人员(带图片或者视频)、事情的经过(需重点描述),问题描述最好带上图片或者视频,这样的问题描述虽然繁琐,但是能将问题完整的记录下来,也可以帮助其他人更全面的接收信息。
2、原因分析
详细描述事情的起因,并分析问题发生的原因
3、短期措施
问题的原因分析完毕后,可以根据当前状况列出比较紧急、当前阶段所需要做的措施。
4、长期措施
问题长期措施要着眼于问题发生的根源,关注是否需要调整项目组织结构、任务分工、管理职能分工、工作流程组织等。
5、客户反馈
写客户反馈时要注意述明联系人职位,表明问题发生的经过原因以及措施不就各个方面的内容,表达出诚恳的态度。
6、经验教训
在总结经验教训时可以反思长期发展如何避免这个问题。
精准传递信息是职场人的必修课。在传递信息的过程中,要考虑信息的结构、时间、地点及当事人的情况等因素,提高信息传达的准确率与效率。
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