流程制定的目的是什么(产品、技术:如何编写有效的流程文档?)

Posted

篇首语:学乃身之宝,儒为席上珍。君看为宰相,必用读书人。本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理,主要介绍了流程制定的目的是什么(产品、技术:如何编写有效的流程文档?)相关的知识,希望对你有一定的参考价值。

流程制定的目的是什么(产品、技术:如何编写有效的流程文档?)

流程文档是指一系列的、连续的、有规律的活动过程,而这些活动以特定的方式进行,并导致特定结果(创造价值)的产生。流程梳理是指围绕企业的内部要素与外部要素,对整个企业的业务特点和现状进行深入细致的分析、整理、提炼和明确。流程梳理能够将企业内尚未固化的隐形流程显性化,或对描述不完整、不清晰、与实际运作不符而影响规范化管理的现有流程进行分析、清理与确认,并建立流程管理的方法与规则。那么到底如何编写流程文档呢?跟着小编一起看看吧!

如何编写流程文档?

  • 定义您的目标

在开始使用流程文档之前,必须首先确定要通过此项目实现的目标。例如,是为了减少员工在搜索信息以完成工作上花费的时间吗?是否通过消除在执行日常任务时进行猜测的需要来提高员工的工作效率?是否通过明确定义角色来加强部门之间的沟通?您的流程文档可能有几个目标。明确您的目标,这将帮助您决定首先要记录哪些流程。

  • 召集您的文档团队

流程文档是一项团队运动。没有一个人可以独自将整个组织的文档放在一起 - 这将是压倒性的,不可能实现。召集一个由文档支持者组成的团队,他们可以领导开发团队的流程文档。您需要作家和编辑的组合,他们可以制作最高标准的文档。理想情况下,您的公司应该聘请具有准备文档经验的专业技术作家。有时,记录流程的最佳人选是每天使用它的人,因此在决定参与哪些利益相关者时请考虑这一点。

如果您没有合适的工具,就不可能启动流程文档策略。市面上有一系列文档工具,像 Baklib 这样的 SaaS 解决方案可以立即实施。确保进行研究并确定适合您公司及其独特需求的工具。使用 Baklib,您可以决定希望有权访问该软件的用户数,并定义控制用户与文档交互方式的角色。它可以帮助您形成创建流程文档的流程,并确保每个用户都知道他们在生产线中的位置。

  • 设计模板

创建文档时,重要的是要提出一个可用于指导创建所有未来文档的模板。这意味着无论谁负责创建技术文档,您都将拥有统一的标准,并且您将强制执行一致性。模板应简单易懂,包括应添加到文档中的所有基本信息。

  • 编写文档

第一步:确定并命名流程 – 确定流程的目的,流程将如何使公司受益,并简要描述流程。第二步:概述流程范围 - 简要描述流程中包含的内容和不包含的内容。第三步:详细说明流程边界 - 流程从哪里开始和结束?是什么导致它开始,它已经完成的迹象是什么?第四步:捕获流程输出 – 流程完成后的最终结果是什么?第五步:捕获流程输入 – 完成流程需要哪些资源?第六步:收集流程步骤 – 记程中的每个步骤,要么从触发流程的内容开始,要么从最终结果开始并反向工作。第七步:包括所有相关人员 – 使用其职位描述参与流程的每个人。

  • 添加视觉对象

一张图片胜过千言万语。编写流程文档后,请确保使用流程图等图像对其进行说明,这可以真正使您的文档栩栩如生。当一个过程以视觉方式呈现时,员工会发现更容易理解它,并且您可以清楚地记录每个步骤。

  • 同行审查

在您的文档发布之前,请确保它经过同行评审流程,从公司中的其他人那里收集反馈。重要的是要了解员工是否发现您的文档有用,以及流程是否易于遵循。您的某些步骤可能会令人困惑,或者员工可能不确定谁负责特定任务。同行评审可以使您的文档更加清晰,并确保它达到目标。

  • 发布文档

完成文档后,就可以将其提供给组织的其他成员了。您选择的文档工具应允许您发布仅供公司员工使用的私人文档,从而确保您的文档安全并防止不受欢迎的访问者。

  • 审核性能

发布文档时,文档工具应允许您跟踪内容的性能。确定哪些文章获得的浏览次数最多,并确保它们在您的系统中易于找到。收集员工的反馈,了解他们是否认为文档有用,并使用它来进行适当的更改。某些文档可能对您的员工比其他文档更有用。

总结

每个企业都由一系列流程组成,为了使公司运作,必须重复这些流程。如果员工每次需要执行流程时都在猜测,这是没有意义的,这就是强大的流程文档的用武之地。如果您想提高效率并为员工创造积极的工作环境,记录您的流程至关重要。

流程文档不仅不会限制您的员工并扼杀创造力,反而为他们提供了有效完成工作所需的工具。它为员工腾出时间专注于更有意义的工作,并确保您可以更好地运营公司。

相关参考

控制的基本过程包括(软件工程研发流程规范)

软件工程研发流程规范是为了提高软件产品的质量和效率,通过制定规范的流程和标准,来关联和控制软件开发过程。以下是一般的软件工程研发流程规范:1.需求分析:明确软件系统的需求。包括用户需求、功能需求、非功能...

开发一个app需要做多久(软件工程研发流程规范)

软件工程研发流程规范是为了提高软件产品的质量和效率,通过制定规范的流程和标准,来关联和控制软件开发过程。以下是一般的软件工程研发流程规范:1.需求分析:明确软件系统的需求。包括用户需求、功能需求、非功能...

标准撰写(时代京云:团体标准的制定流程有哪些?)

1、标准立项:牵头单位填写标准立项申请书,报协会立项,协会对标准的制定价值进行判断,审查通过后批准立项,不通过的驳回;2、标准编写:通过立项后,要成立编写小组,起草标准初稿(标准的编写需要专业的标准化专...

测试报告的内容(软件测试-基础知识(五))

...计划和测试报告的内容和如何编写。今天来拆解软件测试流程中的测试需求分析。一.什么是软件测试需求软件测试需求是根据需求规格说明书解决“测什么”的问题。当一个项目进行需求评审会时,产品会讲述项目的具体功能...

测试报告的内容(软件测试-基础知识(五))

...计划和测试报告的内容和如何编写。今天来拆解软件测试流程中的测试需求分析。一.什么是软件测试需求软件测试需求是根据需求规格说明书解决“测什么”的问题。当一个项目进行需求评审会时,产品会讲述项目的具体功能...

产品文案的简介

1、产品文案,主要目的是为了让公司所经营的产品更有认知度,销售力,更好的获得目标受众(潜在消费者,用户或客户)的认知,更有效的把产品价值传达给目标受众。2、文案是关于用户感受的设计,而不是创造这些感受的...

产品文案的简介

1、产品文案,主要目的是为了让公司所经营的产品更有认知度,销售力,更好的获得目标受众(潜在消费者,用户或客户)的认知,更有效的把产品价值传达给目标受众。2、文案是关于用户感受的设计,而不是创造这些感受的...

条形码申请流程(如何编写申请后的条形码并批量打印)

国内所有正规商品在出厂进行市场流通前,都需要先在物品编码中心申请备案,然后用申请下发的数据结合自己的产品代码,最后再使用正规的条码软件自动生成一个正确的校验码,这样一个完整的商品条码就制作完毕了。下面...

接口测试属于什么测试(接口测试用例如何编写?)

...在特定情境之下、产品是否存在可改善的问题以及对其他流程执行有影响的因素。通过编写清晰准确的接口测试用例,能够有效避免很多无法预料的问题出现。准备工作在开始编写接口测试用例之前,需要注意几件事:确保你理...

投币保险箱(物业公司接管前期工作流程工作手册)

摘自物业公司接管前期工作流程工作手册第123--130页,全文共550页,如需全文文档版请文末查看领取方式哦(七)大厦消防安全疏散演习方案1.演习时间及目的:1.1演习时间:待定1.2演习目的:使大厦各部门员工学会在火灾突发的...