活页纸用完了怎么装订(照片档案应该如何保管?学会这两招,少走冤枉路)
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篇首语:青春须早为,岂能长少年。本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理,主要介绍了活页纸用完了怎么装订(照片档案应该如何保管?学会这两招,少走冤枉路)相关的知识,希望对你有一定的参考价值。
活页纸用完了怎么装订(照片档案应该如何保管?学会这两招,少走冤枉路)
档案,是信息的集合,前进路上的指引者,又像是一个默默奉献自己的无私者,在我们利用档案进行工作时,是否也忘记了,“档案”也是一种消耗品。
不论是什么类型的档案种类,都是有一定的保管寿命,如果没有选择正确的方法,那么等待的只是慢慢消亡。今天主要来说照片档案,分享一下如何保管照片档案,记得收藏。
往期也分享了关于档案管理的专业知识,感兴趣的朋友可以查看往期,关注并回复“档案管理”即可领取精心准备的资料。
档案管理,我来帮你,我是案多星
一、 照片档案的保护
照片档案保管工作的主要任务是集中统一地管好照片档案,采取必要的措施,维护照片档案的完整与安全。
采取科学有效的方式防止或克服一切可能损毁照片档案的因素,尽量延长照片档案的寿命,实现档案自身价值。
不论是照片档案还是其他种类的档案,都会有一种独特的保管方式,都是为了能够更好的保存档案,留住重要的信息。
二、 照片档案的保护方法
1. 照片档案库房
要说保管档案的第一步,也是通用的一步,就是建造专门用来保存档案的库房,档案进行备份后,就可以进行集中的保管,方便统一保管条件。
有条件又有必要的单位,应建造符合《照片档案管理规范》要求的照片档案库房,不具备条件的单位,也应选择温湿度比较适宜的房间作为保存照片档案的场所。
至少要有专门的柜、箱来保管照片档案。其中对于底片的保管条件,要求更为严格一些。
库房内昼夜温度变化不应大于3℃,湿度变化不应大于5%。同时,库房还要注意防火、防尘、防光、防污染、防地震。
2. 照片档案的装具
照片档案在形式上与保管要求上和文书档案有一定区别。一般情况下,保管文书档案案卷的装具是不适用于照片档案保管的。
所以要选择独特专门的档案装具进行保管,目前有几类装具如下:
(1) 普通相册
采用商店出售的相册作为保存照片档案的工具。其优点是方便、美观,缺点是成本高、规格不一,不便写说明。
许多单位已经意识到这种保管装具的弊端,开始力求更实用、更经济的保管装具。
(2) 自制相册
模仿商店出售的相册形式,自制相册,比较灵活但不规范、做工复杂,成本也不低。
(3) 仿照文书档案规格自行设计相册
仿照文书档案卷皮的规格自行设计相册,是一种可行的方法。 它的规格与文书档案一致,有利于照片档案与文书档案的统管理; 比购买的相册经济实惠, 有利于 在照片档案工作中推广。
(4) 新型照片档案册
它是按照国家标准,从封面到内心,使用质量上乘的中性纸,同时活页装订,便于组卷,照片册与底片册两相对应,存用方便。
因为,照片档案与其他类型的档案都不相同,所以与其他档案保管的方式也有许多不同,而了解了目前的两种方式已经可以适用大多的档案保管工作了。
但是现在有一种新型的管理方式已经进入了大众的视野,那就是“档案管理系统”,它不仅可以将档案管理的过程进行信息化处理,还可以将档案数字化后存在电脑中,利于长期保管。
那么如果是你,你会选择哪种方式保管档案呢?
如果你想了解更多关于“档案管理系统”“档案数字化”,关注搜索“案多星”,你想要的都有!
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