档案装订不能用塑料(内蒙古超高压供电局500千伏电网建设项目文件归档档案整理规范)

Posted 2023-05-30

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档案装订不能用塑料(内蒙古超高压供电局500千伏电网建设项目文件归档档案整理规范)

内蒙古超高压供电局500千伏电网建设

项目文件归档与档案整理规范

（试行）

1 总则

1.1 电网建设项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料。

1.2 本规范适用于内蒙古超高压供电局500千伏新（扩）建输变电工程及小型基建工程项目档案管理。

1.3 电网建设项目档案管理工作要与项目建设同步进行。项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交要与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目竣工验收应同时包括对项目档案的验收。

1.4 项目档案管理应纳入招投标、合同管理、工程监理、项目管理程序和工程质量管理体系。

1.5 项目参建单位应根据国家现行有关档案管理规定，设置专门档案管理机构，配备专、兼职档案管理人员，配置能满足项目档案管理需求的设施设备，并实现项目文件的信息化管理。

1.6 电网建设项目档案管理必须严格执行国家保密法规相关规定。

2 职责

2.1 通用职责

2.1.1 各参建单位项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。

2.1.2 各相关部门、各参建单位应根据本办法明确专人，完成各自范围内项目文件的收集、整理、归档和移交工作。

2.1.3 建设单位、设计、监理、施工、调试单位均应建立项目档案管理机构，明确管理职责，将项目档案工作纳入有关领导、相关部门及工作人员的职责范围、工作标准或岗位责任制中，采取有效措施，抓好组织落实，做好项目档案的形成、积累、整理和归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2.2 建设单位职责

2.2.1 办公室

2.2.1.1 负责对基建工程各项目部档案收集、整理、归档工作进行指导和协调。

2.2.1.2 负责基建工程各项目部档案审核、接收、保管及提供利用工作。

2.2.1.3 负责组织开展500千伏输变电工程项目档案专项验收工作。

2.2.1.4 负责全局项目档案的培训工作。

2.2.2 工程建设处

2.2.2.1 负责明确并统一项目名称。

2.2.2.2 负责收集、整理500千伏新(扩）建输变电工程及小型基建工程项目建设管理性文件。

包括消防验收文件（申请及意见）、调度命名文件、工程结算及审核报告、竣工决算报告及批复、竣工决算审计报告等文件材料。

2.2.2.3 负责职责范围内电网建设项目档案的组织协调和移交工作；督促相关部门（单位）收集、整理、移交施工及竣工验收过程中形成的文件材料。

2.2.2.4 负责组织生产技术人员对各工程参建单位移交的档案从专业角度进行技术审查；负责组织档案人员进行档案编目审查。

2.2.2.5 负责协调项目档案专项验收及工程创优项目档案检查等工作。

2.2.3 计划发展处

负责收集、整理500千伏新(扩）建输变电工程及小型基建项目的立项、审批、投资计划、项目核准、建设用地预审、规划选址、可研报告审查及审批、建设用地地质灾害危害性评估报告、压覆矿产资源调评估报告、建设用地评价报告等文件材料，并向档案管理部门移交。

2.2.4 物资处

负责收集整理500千伏新(扩）建输变电工程及小型基建工程设备（材料）等采购（含招投标）过程中形成的文件材料及订货合同、协议，并向档案管理部门移交归档。

2.2.5 调度监控中心

负责将取得的各输变电工程命名和设备调度编号、调度方案、调度关系确定函等文件交工程建设处归档。

2.3 设计单位职责

按照国家现行有关档案管理规定，负责对项目勘察、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件及竣工图进行收集、整理，向建设单位移交归档。

2.4 监理单位职责

2.4.1 将设计、施工、调试、设备制造厂家等单位形成的项目文件、案卷质量纳入工程质量管控范围。

2.4.2 对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查，并签署审查意见。

2.4.3 收集、整理在监理活动中形成的文件，向建设单位移交归档。

2.5 施工、调试单位职责

2.5.1 按照国家现行有关档案管理规定，收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、调试文件，并提交监理单位审查，审查合格后向建设单位移交归档。

2.5.2 负责收集、整理施工、调试中已实施的设计变更及闭环文件、质量验收不符合项及整改闭环文件，并提交监理单位审查，审查合格后移交归档。

3 项目文件编制

3.1 基本要求

3.1.1 建设项目所形成的全部项目文件应按档案管理要求，在档案人员的指导下，由文件形成单位（部门）按照归档范围进行分类、组卷、编目。编制的项目文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，需要签字、签章、审批的材料，手续应完备。

3.1.2 归档文件材料应齐全、完整、准确，符合其形成规律；分类、组卷、排列、编目应规范、系统。

3.1.3 归档文件材料书写字迹应符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等）书写。

3.1.4 归档文件纸张大小一般为 A4 幅面，左侧边距 3.18 厘米，上、下侧及右侧为 2.5 厘米。小于 A4 幅面的纸张应粘贴在 A4 纸张上。

3.1.5 为与核准文件中的工程名称一致，凡档案用表中涉及到字母"kV"的，一律用汉字表示。

3.1.6 归档的项目文件应为原件、正本。凡本单位的发文、主送或抄送本单位的收文，都要求以原件归档；合同、协议及工程启动验收签证书等需双方或多方履行签字手续的文件，签字方均应以正本归档。如有特殊原因不能使用原件归档，应在复印件右上角加盖文件提供方公章（不压字），并在备考表中说明原因并注明原件存放处，或归具有凭证作用的文件材料。

3.1.7 各种原材料及出厂证明、质保书、出厂试验报告、复检报告要齐全、完整；证明材料字迹清楚、内容规范、数据准确，以原件归档。

3.1.8 非纸质载体文件归档时，整理单位应在其对应的纸质文件备考表中填写非纸质载体文件的互见号。

3.1.9 施工与验收记录应符合国家现行有关标准规定的格式。

3.1.10 需整改闭环或回复的文件，执行单位应在执行完成后按要求编制相应闭环文件。

3.1.11 原材料质量证明文件，应按原材料的种类、进货批次等特征，结合原材料管理台账分类编制跟踪记录。

3.1.12 施工单位应根据设计变更,编制对应的设计变更执行报验文件。

3.1.13 设计变更通知单、材料代用单等要求齐全、完整，不允许使用传真件归档，原件加盖设计单位公章。

3.1.14 项目文件的图纸幅面应符合国标规定。

3.1.15 档案表格规格和制成材料

案卷目录、卷内目录表格采用70g以上白色书写纸，案卷软封皮、备考表全部为A4牛皮纸打印。

3.2 竣工图编制要求

3.2.1 编制竣工图应完整、系统，签章手续完备，其内容真实、准确，并与项目竣工验收实际相符。

3.2.2 竣工图编制单位应编写竣工图总说明和各专业、卷册的编制说明，各级签字完备。

3.2.3 建设单位对竣工图有特殊要求时，应在合同中约定。

3.2.4 图纸案卷题名格式： XX工程XX部分X卷X册XXXXXX竣工图/施工图

3.2.5 图纸档号章及竣工图章的填写方法

3.2.5.1 每份图纸在紧挨竣工图章的空白处加盖档号章（不要遮盖蓝图上的文字或数字），档号章内容包括档号和序号，档号填写三段号，序号就是图纸的件号。所有图纸蓝图目录为1件，序号处全部填"1"，后面的单张图纸从"2"开始每张以流水形式标注。

3.2.5.2 设计单位重新绘制有修改内容的竣工图，监理单位应进行审查。所有竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章，监理单位审核。竣工图章式样应符合下图要求。

竣工图章

3.2.5.3 竣工图章使用红色印泥，盖在图标栏空白处。竣工图中的编制人、技术负责人、编制日期及审核人必须使用不易褪色的黑墨水书写，严禁使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等易褪色的书写材料书写或盖章；编制单位及审核单位名称可以盖刻有单位名称的长条章，但要使用红色印泥。

施工单位移交的施工图不需要加盖竣工图章，只盖档号章即可；

施工图分类号统一为8413（变电）或8213（线路）；

如土建、安装分别为不同施工单位，施工图案卷顺序号应按照图纸卷册先后顺序排大流水号（从001开始顺延）。

4 项目文件收集

4.1 收集要求

4.1.1 项目文件收集应完整、系统，其内容应真实、准确，与工程实际相符。

4.1.2 对已破损的文件应予修裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

4.1.3 收集的所有项目文件应为原件或具有凭证作用的文件。

4.1.5 建设单位档案保管部门应保存全套项目文件，其他参建单位保存承担任务范围内相关文件。

4.2 收集范围

各单位应将在项目建设活动中形成的、真实反映本单位与项目相关的、有保存价值的、各种载体形式的文件作为收集对象，列入归档范围，（见附件2）。

4.3 收集时间

各单位应按项目文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

5 项目文件整理

5.1 分类

5.1.1 分类原则

项目文件按照来源、建设阶段、专业性质和特点等进行分类（见附件2）。

5.1.2 档号组成

档号由项目代号、分类号、案卷顺序号三组代号构成，一般用阿拉伯数字标识。各组代号之间短"-"连接。档号组成见下图。

档号组成

5.1.3 档号各组成部分结构

5.1.3.1 项目代号

根据不同工程类别，项目代号分别由电压等级代码、项目顺序号、工期号、项目竣工年度中的二至三个要素组成，用六位阿拉伯数字标识，中间无分隔符号。电压等级代码标识见下图。

电压等级代码标识

项目代号标识方法如下:

a) 区分工期的项目，用电压等级代码、项目顺序号、工期号标识。项目代号标识见下图。如84变电站工程。

（说明：项目代号第一位表示电压等级代码，第二至第四位表示项目顺序号，第五至第六位表示建设工期，一期工程用"01"表示。）

区分工期的项目代号

b) 不区分工期的项目，用电压等级代码、项目顺序号标识。项目代号标识见下图。如82交流输电线路。

（说明：项目代号第一位表示电压等级代码，第二至第六位表示项目顺序号。）

不区分工期的项目代号

5.1.3.2 分类号

分类号，由2-4位阿拉伯数字组成，用0～9标识，见附件2。

5.1.3.3 案卷顺序号

案卷顺序号,是最低一级类目下的案卷排列流水编号，用三位数字001-999标识。

5.1.4 档号编制方法

以8大类为例，档号编制方法及示例如下：

a) 以82交流输电线路工程为例：

某500kV输电线路工程，电压等级代码是5，项目顺序为第33个，分类号为8211，第10个案卷。档号500033-8211-010，见下图。

输电线路工程档号

b) 以84变电站工程为例：

500kV变电站工程，电压等级代码是5，项目顺序第99个，为二期扩建工程，分类号为8431，第26个案卷。档号509902-8431-026，见下图。

变电站工程档号

c) 以87小型基建工程为例：

某小型基建工程，竣工年度为2011年，为2011年第一个小型基建工程，类目号为871，第2个案卷。档号201101-871-002，见下图。

2011 01 - 871 - 002

案卷顺序号

分类号

项目顺序号

项目竣工年度

小型基建工程档号

5.2 组卷

5.2.1 组卷原则

5.2.1.1 组卷应遵循文件形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

5.2.1.2 根据卷内文件的内容和数量组成一卷或多卷，卷内文件内容应相对独立完整。

5.2.1.3 案卷装订厚度不超过3公分（图纸除外）。

5.2.1.4 独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重新组卷。

5.2.2 组卷方法

5.2.2.1 项目前期、建设管理、竣工验收等管理性文件，应按阶段、问题结合来源、时间顺序组卷。

5.2.2.2 设计文件应分阶段、专业，按卷册顺序组卷，设计变更文件应按专业、时间顺序组卷。

5.2.2.3 施工文件应按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷。

5.2.2.4 调试文件应按阶段、专业组卷。

5.2.2.5 质量监督文件应按阶段组卷。

5.2.2.6 监理文件应按类型、专业，结合时间、文种等特征组卷。

5.2.2.7 原材料质量证明文件应按种类及进货时间顺序组卷。

5.2.2.8 设备文件应按专业、台套组卷。

5.3 排列

5.3.1 案卷应按分类类目设置顺序依次排列。

5.3.2 卷内文件排列应按文件的形成规律、问题、重要程度、时间、阶段顺序排列。

5.3.3 项目前期、施工管理、项目竣工阶段形成的文件，卷内文件一般排列顺序：结论性文件在前，依据性文件在后；印发件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后。

5.3.4 施工图、竣工图，应分专业按卷册顺序排列；卷内文件按图号顺序排列。

5.3.5 设计变更文件应分专业按编号顺序排列。设计变更排列在前，执行情况记录排列在后。

5.3.6 施工文件按综合管理、原材料质量证明、施工记录及相关试验报告、质量验收顺序排列。

5.3.6.1 单位工程文件应按开工报审、施工记录及相关试验报告、质量验收等排列。

5.3.6.2 施工记录按施工工序或程序排列，强制性条文执行记录排在相应施工记录之后。

5.3.6.3 施工质量验收文件应按单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收顺序排列，质量验收记录应报验单、验收表在前，支撑性记录附后。

5.3.7 监理文件应按管理文件、监理日志、监理工程师通知单及回复单、记录、月报、会议文件、总结等顺序排列，卷内文件按问题、时间顺序排列。

5.3.8 调试、试验文件应分专业按管理文件、调试记录、报告、调试质量验收文件顺序排列，强制性条文执行记录排在相应调试记录之后。

5.3.9 原材料质量证明文件应分专业按材料种类、时间顺序排列，卷内文件按质量跟踪记录、原材料进场报审表、出厂质量证明文件、材料复验等顺序排列。

5.3.10 设备文件应分专业、系统、台件按质量证明文件、设备技术文件及随机图纸顺序排列，卷内文件应文字在前，图纸在后。

5.4 编目

5.4.1 卷内文件页号编写

5.4.1.1 应在有效内容的页面上用铅笔编写文件页号。页号位置，单面的，在文件右下角；双面的，正面在右下角，反面在左下角。

5.4.1.2 应按装订形式分别编写页号或页数。按卷装订的，卷内文件应从"1"开始连续编写流水页号；按件装订的，每份文件从"1"编写页数，件与件之间页数不连续。

5.4.1.3 装订成册的图样或印刷成册的项目文件，已有流水页号的，不必另行编写页号；不是流水页号的需重新编写。

5.4.1.4 施工图、竣工图不另行编写页号。

5.4.2 案卷内、外封面编制

5.4.2.1 案卷外封面（档案盒封面）：空白不填

5.4.2.2 案卷内封面（软卷皮采用牛皮纸打印），格式见附件4

——案卷题名，应简明、准确地揭示卷内文件的内容，并应符合下列要求：

1）案卷题名包括项目名称、阶段、代号、塔位号等。主要包括工程名称或单项工程名称、专业及文件材料名称。项目名称与核准名称一致，总字数不超过50个字。

2）归档的外文资料的案卷题名应译成中文。

—— 立卷单位，应填写案卷整理单位的全称或分公司全称；

—— 起止日期，应填写卷内文件最早到最晚的形成日期，年度用4位数表示，年月日用"."表示，中间用短连接符"-"表示。正确示例 2016.04.08-2016.04.23；

—— 保管期限，应参照《规范》中的期限划分表填写，同一案卷内文件保管期限不同的，应从长；

—— 密级，应依据国家有关保密规定，按项目已确定的密级填写卷内文件的最高密级；非涉密文件不填写。

—— 档号，填写档案三段号。

5.4.3 案卷脊背编制

5.4.3.1 案卷脊背上可根据需要选择填写保管期限、档号、案卷题名等内容。案卷脊背格式见附件4。

5.4.3.2 案卷盒脊背上的项目（保管期限、档号、案卷题名）由立卷单位填写。档号分为三行横向书写；案卷题名竖向书写，从右向左排列；输电线路工程如涉及多家施工单位、多个标段，必须在案卷题名中标明标段号及施工单位简称。

5.4.3.3 案卷脊背按要求微机打印粘贴（使用乳胶）。裁剪尺寸要稍小于档案盒脊背1毫米，防止过早损坏。脊背纸粘贴采用上对齐方式。

5.4.4 卷内目录编制，格式见附件4

5.4.4.1 卷内目录（白色打印纸）填写要求如下：

—— 序号，用阿拉伯数字表示，应依次标注卷内文件排列的顺序；

—— 文件编号，应填写文件的发文字号或编号、图样的图号、表号、合同号等；

—— 责任者，应填写文件形成者或第一责任者（可以写规范简称）；合同文件宜填写主要责任者或合同各方（最少两家，可以写合同双方规范性简称）；报验文件宜填写报验责任单位；不允许填写人名。

—— 文件题名，应填写文件题名的全称，据实抄录文件材料题名（不用写工程名称）；没有题名的，立卷人应根据文件内容自拟题名；对于一些检验、记录、试验、合格证等表格，要准确揭示文件内容（如：规格、型号等）。

—— 日期，应填写文件形成的日期；加盖竣工图章的图纸，填写竣工图章"审核日期"；未加盖竣工图章的图纸，填写图纸的"出图日期"。这里的年月日用"."表示。如：2016.04.28

—— 页号/页数，应按装订形式选择。按"卷"装订的材料，卷内目录采用"页号"，填写每份文件起始页号，最后一份文件填写起止页号（如23-29），若标到最后一份文件为第23页，并只此一页，那标注为23即可，不要填为23-23；按"件"装订的材料，卷内目录采用"页数"，填写每份文件的总页数。

—— 备注，根据需要，注释文件需说明的情况。

5.4.4.2 卷内目录应排列在卷内文件首页之前，不编写页号。

5.4.4.3 印刷成册的项目文件，卷册中有目录的，可不重新编写卷内目录，以原目录代替；卷册中无目录的，应编制卷内目录。施工图、竣工图均需重新打印卷内目录，不能使用工程图纸目录代替，原蓝图目录为该卷第1件。

5.4.3 备考表编制

5.4.3.1 备考表应填写案卷（盒、册）内文件的总件数和总页数以及需要说明的情况。备考表格式参见附件4。

5.4.3.2 备考表（牛皮纸打印）编制要求如下：

—— 说明，填写卷内、盒内或册内项目文件数量、缺损、修改、补充、移出、销毁及移交复印件原因等情况；

图纸备考表总件数填写最后一张竣工图所盖档号章中序号所标数字，总页数填写本卷内图纸张数+蓝图目录张数即可。

例如：本卷共×件，共×页。其中文本材料×页，图纸×件。

—— 立卷人及日期，填写负责整理项目文件的责任人署名和完成立卷的日期；手签（不可使用复杂连笔字体）

—— 检查人及日期，填写负责检查案卷质量人签名和检查日期；手签（不可使用复杂连笔字体）

—— 互见号，应填写反映同一内容不同载体的档号（纸质照片档号及档案数字化光盘编号），同时应注明其载体形式。此内容可以手签。如没有纸质照片档案号请删除。

施工单位、监理单位填写照片档案互见号（手填）

所有参建单位预留档案数字化光盘互见号位置

例：

5.4.3.3 备考表应排列在卷（盒、册）内文件之后，不编写页号。

5.4.6 案卷目录编制

案卷目录应包含序号、档号、案卷题名、总页数等内容。格式参见附件4。

5.5 装订

5.5.1 案卷装订应结实、整齐，装订材料符合档案保护要求。

5.5.2 案卷装订可采用"整卷"装订，也可按"件"装订，整卷装订的需将案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表装订在一起；按件装订的需将案卷封面、卷内目录、文件材料、备考表活页放置档案盒内。

5.5.3 图纸不装订，保持原有顺序，去掉包装物后按原顺序装在档案盒内，盒内应有案卷封皮、卷内目录、备考表。

5.5.4 归档文件材料多于10页使用三孔一线整卷装订，文件材料封面、封底采用牛皮纸软卷皮三孔一线装订成册，中孔打在距上下边缘14.8cm、左边距1.5cm处，上下两孔距中孔9厘米，装订长度为18厘米，线结要拉紧并打在背面，剪掉多余部分，打结后保留1.5cm绳头。孔要大小合适，薄册用细线，厚册用粗线（或双线）,建议使用电钻打孔，根据线的粗细选取合适的钻头，禁止使用粗孔。

5.5.5 归档文件材料如少于10页请使用直角线装。直角装订应距归档文件上边、左侧边各2cm处入针，缝线与文件结合紧密的，也可以不打结，但入针、出针处应保留1.5cm的线头。直角装订选取较细的缝线针，装订后形成正方形（见附件4）。

5.5.6 超大幅面的图纸，宜折叠成A4幅面。

5.5.7 小于A4尺寸的文件，宜粘贴在A4纸上。

5.5.8 外文材料应保持原有的装订形式。

5.5.9 对有破损的文件，应先修补后装订。

5.5.10 卷内文件材料不能有金属物，封面不许使用拉杆夹及其他塑料制品。

5.5.11 粘贴合格证时，如果合格证正反两面都有字，将合格证边缘粘到A4纸上，背面挖空，露出合格证内容即可。合格证内容必须填写完整。

5.6 档号章的填写方法

5.6.1 卷内以"件"为单位装订的文件材料，需在每份文件首页右上角空白处加盖档号章，并用耐久性书写材料填写。

5.6.2 档号章式样和填写方法应符合规定。

（档号：档案三段号序号：同卷内目录中文件材料序号一致）

5.7 检索工具编制

5.7.1 应采用档案管理系统软件，建立档案信息数据库，逐步实现全文检索。

5.7.2 应编制项目档案案卷目录、卷内目录、归档说明等。

5.8 照片收集与整理

6 照片档案的收集与整理

6.1 收集要求

6.1.2 照片收集应与工程建设进度同步，参建单位应在工程竣工后与纸质档案一起向建设单位移交。照片档案册由建设单位提供。

6.1.3 收集的照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整。

6.1.4 同一组照片，应选择能反映事件全貌、突出主题的照片进行收集。反映同一场景的照片只收集一张。

6.1.5 归档的数码照片采用JPEG"精细"压缩方式，拍摄时设置"日期时间显示"，每张电子照片内存3M以上，符合归档照片质量要求，经过添加、合成、挖补等改变画面内容的数码照片不能归档。电子版照片不能使用Word文档和扫描件归档。

6.1.6 数码照片可通过网络或存储到符合要求的脱机载体上进行收集、保存。

6.1.7 具有永久保存价值的数码照片，应转换出一套纸质照片归档，纸质照片尺寸依照照片档案袋大小冲洗。

6.2 收集范围

6.2.1 建设单位应将项目建设原始地形地貌、重大事件及活动中拍摄的具有保存价值的照片列入收集范围。

6.2.2 参建单位应及时收集与项目建设相关的工程照片，照片的形成、归档，可参照归档范围，但不限于附件2中标注的范围，根据实际情况收集。

6.3 照片整理

6.3.1 一般规定

照片整理保持照片之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

6.3.2 分类

参照附件3进行分类。

6.3.3 组卷

可按照来源或问题统一进行组卷。

6.3.4 编目

6.3.4.1 参照项目纸质文件分类方案和排列顺序，逐张整理编写档号，并可在档号后加照片标识代码Z。档号编制方法示例如下：

某500kV变电站工程，电压等级代码是5，项目顺序为第33个，一期工程，土建施工照片分类号为843，第26张照片。档号503301-843-026Z，见下图。

照片档号应用示例图

6.3.4.2 纸质照片档案应按张编写照片号，并在册内标签中逐项填写照片号、事由、时间、摄影者、参见号。具体填写方法如下：

----照片号：填写每张照片的分类和排列的数字代码；

----事由：照片主体内容；

----时间：填写拍摄的具体时间，用8位阿拉伯数字表示。例如：20110630

----摄影者：填写拍摄人姓名；

----参见号：所对应联系的纸质文件档案号。

6.3.4.3 相册内的卷内目录、备考表、总说明及册内小标签一律打印。

6.3.4.4 照片相册脊背用牛皮纸打印粘贴（格式与纸质档案脊背格式一样），脊背上的档号标注本工程代号即可。

6.3.4.5 照片光盘名称为：工程名称+照片档案(如：盛乐500千伏变电站工程照片档案)

6.3.4.6 移交单位应编写本册照片的文字总说明，要反映本工程进度、质量等主题内容。

7 电子文件的收集与整理

7.1 电子文件收集

7.1.1 归档范围参照附件2执行，不限于附件中标注的范围，根据实际情况收集。

7.1.2 收集电子文件的同时应收集其形成的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。

7.1.3 电子文件应脱机存储在耐久性好、可长期存储的只读光盘、一次性写入光盘，使用档案级光盘。

7.1.4 电子文件应符合国家现行有关标准的规定，扫描电子文件为JPEG、TIFF格式。

7.2 电子文件整理

7.2.1 电子文件分类应与纸质文件档号保持一致。

7.2.2 可参照纸质文件分类，建立层级文件夹。

7.2.3 存储载体按纸质文件档号进行标识，注明光盘编号、保管期限、制作日期等信息。

7.2.4 电子文件等不同载体的档案，按其形成的主要内容，可随项目文件统一分类编目，保管期限与纸质文件相同。

8 光盘标识

8.1 光盘盘面填写时应使用符合档案保护要求的书写材料，光盘盘面禁止粘贴标签。

8.2 光盘封面尺寸121mm*121mm；封底尺寸118mm*131mm，两侧各留7mm的折叠纸舌（见附件4）。

8.3 光盘封面标识：

光盘编号：由档案门类代码-工程代号-光盘序号组成，光盘序号是全宗内同一门类档案光盘排列的顺序号，用5 位阿拉伯数字表示

示例： KJ-503301-00001（档案数字化）

套号：A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地保存

全宗名称：内蒙古超高压供电局

内容摘要：填写对档案信息内容的简要说明，标明工程名称及光盘存储内容所对应的档号

保管期限：填写存储光盘内档案的保管期限(指光盘的保管期限,不是纸质档案的期限)

密级、保密期限：填写存储在光盘内档案的最高密级与最长保密期限(指光盘是否涉密)

档案级光盘：是/否

8.4 光盘封底标识：

文件格式：DOC、XLS、RTF、AVI、TXT、JPEG、MPEG、MP3 等

类型及容量：示例：CD－R、620MB；DVD－R、4.2G等

运行环境：运行环境填写识别或操作档案光盘的软、硬件系统

制作单位：填写制作光盘内容的立档单位

制作日期：填写制作光盘的年、月、日， YYYYMMDD 例如：20110630

复制单位：填写复制光盘的单位

复制日期：填写复制光盘的年、月、日，填法同制作日期

8.5 盘脊标识：光盘编号

8.6 盘面标识内容：光盘编号

9 项目文件归档

9.1 归档要求

9.1.1 归档的项目文件应符合文件编制、收集、整理的要求。

9.1.2 各单位归档前，应对归档项目文件进行价值鉴定，判定是否归档，确定保管期限。

9.1.3 档案保管期限分为永久和定期两种。定期保管档案的年限可分为30年和10年。

9.2 归档范围及时间

9.2.1 各项目部文件归档范围可参照附件2《内蒙古超高压供电局500千伏电网建设项目档案分类、归档范围及保管期限划分表》及附件3 《内蒙古超高压供电局500千伏电网建设项目照片归档范围参照表》执行，将符合要求的各类载体的项目文件，按规定向建设单位档案部门移交。

9.2.2 按照我局基建管理制度要求，各参建单位应在项目投运后1个月内将整理完毕的竣工文件及图纸移交建设单位归档。

9.3 归档份数

向建设单位移交2套，其中一套为完整的原件，移交建设单位档案部门；另一套由建设单位工程建设处向生产运行、维护单位移交。

9.4 归档手续

项目文件归档时，应填写《电网建设项目文件交接登记表》（附件4）。案卷目录、卷内目录附后。审查和接收单位签署审查、核查意见，办理归档手续。

10 项目档案移交

10.1 移交要求，移交登记表格式参见附件4。

10.2 移交清册要向建设单位移交2份。一份正式归档，另一份可以是复印件。

10.3 各参建单位应在正式移交前对项目档案的完整、准确、有效情况及案卷质量进行自查。

10.4 建设单位工程建设处负责组织项目档案移交工作，负责组织档案人员进行验收。档案验收应对竣工文件的齐全、完整、成套、系统整理、归档文件案卷质量和有效性进行审核。

10.5 项目土建施工、电气安装及调试文件由监理单位负责审查，填写意见并签字盖章；接收单位核查意见由建设单位项目经理及施工单位项目经理验收后填写意见并签字。监理竣工文件审查由建设单位项目经理及监理单位总监负责审查，填写意见并签字；接收单位核查意见由建设单位档案人员验收后填写意见并签字。竣工图审查由监理单位负责审查，填写意见并签字；接收单位核查意见由建设单位项目经理负责，填写意见并签字。项目准备、项目设计、项目建设管理、启动及竣工验收文件审查由建设单位项目经理负责审查，接收单位核查意见由建设单位档案人员验收后填写意见并签字。

10.6 归档说明要写明整编依据、档案形成的卷数及需要特别说明的问题（如，归档文件为什么是复印件，原件在哪留存；工程名称如有变更要说明变更情况，要有纸质文件）。

10.7 移交程序

各参建单位在竣工文件收集、整理和编制后，应依次由竣工文件的编制方、监理部门、建设单位管理部门对文件材料的完整、准确情况和案卷质量进行审核、签字，最后经建设单位工程建设处确认后办理交接手续移交档案部门。交接双方按照移交清单认真核对、逐卷交接。

11 项目档案专项验收

项目档案专项验收应按国家现行有关规定进行，建设单位应组织参建单位按验收要求自检后申报。各参建单位应积极配合建设单位完成项目档案专项验收工作。

12 编制依据

《电网建设项目文件归档与档案整理规范》（DL/T1363-2014）；

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）；

《电力工程竣工图文件编制归定》（DL/T5229-2016）；

《档案数字化光盘标识规范》（DL/T52-2014）；

《内蒙古电力（集团）有限责任公司重大建设项目档案验收管理标准》

（ND/办公 ZG 069-2016）。

照片档案： 503301(工程代号） -843（土建部分） -026Z (第26张照片）

档案数字化光盘：KJ-503301-00001