智能文件柜(纸质文件管理五问,建业科技智能文件柜助力企业破解难题)

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智能文件柜(纸质文件管理五问,建业科技智能文件柜助力企业破解难题)

文件传统管理模式常见问题:

纸质文件作为企业的一项重要资源,对纸质文件的管理和使用,影响着企业经营和发展。

首先,纸质文件的必要性,使其无法被电子文件取代。即使已扫描为电子文件,也需要纸质存档作为凭证,做到有据可查。因此企业一般对纸质文件分级、编号来进行管理。但文件的流转、存取、保管、盘点依然不易,较难用传统管理手段实时控制。

纸质文件在传统管理模式下,易丢失、多而乱、查找难、易泄露等,使得企业在发展过程中难免因为文件管理不当,导致工作效率低、耗费人力资源,甚至蒙受损失。

针对文件管理的常见问题,建业科技智能文件柜将结合实际工作展开讨论:

1,问:领导出差了,借阅文件的审批走不了,怎么办?

答:使用建业科技智能文件柜,在线申请审批,随时随地推进工作。

使用文件智慧管理平台,线上提交申请,审批人员可通过企业OA、钉钉、微信等接收通知,随时随地开启“掌上办公”。审批通过后,申请人可前往智能文件柜,按照提示,自助领取文件。

2,问:文件管理人员下班了,此时紧急需要领取文件怎么办?

答:自助存取文件,智能文件柜提供24小时全天候自助服务。

建业科技智能文件柜的存取非常简单,无需专人看护。在管理平台通过审批后,相应单据已推送至智能文件柜。使用者输入授权码,格口自动弹开、文件亮灯,跟着灯走、无需翻找,就能自助领取文件。归还文件时,把文件对准自动识别区,识别成功后,格口自动弹开,放入文件即可。

3,问:一年前的某项目采购合同找不到了怎么办?

答:海量文件井井有条,无需翻找也能迅速查找领取。

通过绑定专用AirRFID芯片,纸质文件像电子文档一样形成信息数据,可以在线管理、盘点。在管理平台中,可通过名称、时间等相应关键词搜索所需文档。完成审批后,在智能文件柜处根据三灯模式快速领取:文件所在的柜体、格口以及文件本身均会亮灯提示,无需翻找。

4,问:文件太多了,哪个还在哪个被借走了都不清楚,怎么办?

答:虚拟在线智能文件柜,助力高效管理。

文件智慧管理平台,可形成虚拟智能文件柜,实现远程动态管理。管理员可在电脑上查看所有格口的文件存储情况、借用动态,进行实时盘点。紧急情况时,管理员也可通过后台进行远程开锁。

5,问:文档管理室总是人来人往,有些重要文件放在里面不放心,怎么办?

答:智能文件柜的锁仅靠授权可开启,只能领取审批通过的文件。

以前文件柜难以对文件的浏览权限进行划分,只要打开就能看到和拿到所有文件,风险较大。现在,建业科技智能文件柜,为文件加上智能锁。每次通过授权码领取,只有申请文件所在格口会弹开,其他格口文件无法触碰。如取出文件不是申请文件,将被提示放回。如不放回,系统将自动推送告警通知给管理人员。

另外,智能文件柜坚固防撬,顶部具有高清摄像头,全程24小时监控记录,可在线随时查阅。

虽然纸质文件不能被电子文件取代,但传统的管理模式却可以升级为数智化的文件管理新模式。上海建业信息科技股份有限公司推出的智能文件柜,正是通过智慧管理平台+智能终端的形式,帮助企业高效又精准地管理纸质文件。一个智能的企业文件管理体系,更能促进当代企业发展。

企业把纸质文档绑定专用AirRFID芯片,装入智能文件柜之中。通过物联网、人工智能技术,智能文件柜中内置的管理系统可对纸质文档进行实时管控。每一次文件的领取和归还、文件库存情况等信息,都将同步记录上传,管理人员可随时查阅。产品独有隔空寻物技术,帮助使用者快速查找取存。

相关参考

技术档案管理(基于RFID技术的智能文件档案管理)

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