时间管理的四种方法(时间管理—删繁就简,物尽其用)
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篇首语:千磨万击还坚劲,任尔东西南北风。本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理,主要介绍了时间管理的四种方法(时间管理—删繁就简,物尽其用)相关的知识,希望对你有一定的参考价值。
时间管理的四种方法(时间管理—删繁就简,物尽其用)
时间管理—删繁就简,物尽其用
复杂的事情简单做,简单的事情重复做,重复的事情用心做,大道至简,悟在天成。
第一,办公物品要齐全
①桌面用品类:名片、会议记录本/日志本、笔筒、订书机、订书钉、起钉器、剪刀、液体胶/双面胶、胶带、削笔刀、计算器、尺子、橡皮、便利贴、回形针、不同颜色的票夹及三支以上书写用笔(黑色签字笔、铅笔、记号笔、圆珠笔等);
②文档管理类:文件柜、档案盒、档案袋、文件夹、报告夹、板夹、名片盒、公事包、账本/账册、票据、书立、信封、奖状/证书等;
③办公设备类:办公电脑、投影仪、打印/复印机、扫描仪、路由器、电话机、考勤机、装订机、点钞机、碎纸机、白板等;
④辅助用品类:插排、U盘、备用键盘/鼠标、墨盒/碳粉、各类办公用纸(A4/A3复印纸、彩纸、相片纸、绘图纸及其他纸张)、烟灰缸、垃圾袋、垃圾桶、拖把、洗手液、纸杯、印油、资料书籍等。
第二,建立统一文件夹
①做好目录分类;
·按照使用频率划分,比如:将常使用——不常使用的依次标记1、2、3……;
·按照关键词划分,比如:“工作”、“办公资料”、“固定模板”等;
·按照时间线划分,比如:“2021”、“2022”、“2023”等;
·按照不同项目划分,比如“A项目”、“B项目”、“C项目”等;
·按照类型划分,比如:“文档”、“照片”、“视频”等;
·按照客户划分,比如:“1李某某”、“2丁某某”“3赵某某”。
② 正确命名;
举例:3W方法:When(时间)—Work(事项)—Who(主体)。
③ “57”原则;
同级最多7个文件夹,最多5层。
第三,归属地固定化。
一周整理一次,按照不同分类整理到不同的文件夹,删除重复且多余的文件。简单的事情,做好了,就不简单。
第四,使用格式统一的固定模板,比如:会议签到表、会议纪要、请假条、合同、考勤表、移交清单、外出证明、报销证明、物资领取登记表、离职证明等。
第五,台账管理也可称明细记录表
①记录重要信息:比如产品设备的名称、规格型号、数量、购买时间等;
②真实准确,和实际情况相符;
③动态管理,及时更新,准确记录变更情况。
第六,“二八”原则(帕累托原则),轻装上阵
使用仅有20%的变因操纵80%的局面。
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