招标机构的主要职责是什么(招标代理服务的风险分析与防控)

Posted 2023-05-27

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招标机构的主要职责是什么(招标代理服务的风险分析与防控)

招标代理机构作为招标投标活动的重要实施主体，在贯彻《招标投标法》、实施招标投标过程中起着举足轻重的作用，在维护市场经济秩序和优化资源配置中发挥了积极促进作用。由于招标人、投标人、专家评委等参与各方的目标与利益着眼点不同，以及招标代理机构风险管理与人员专业素质能力差异等多重因素，招标代理服务过程面临各种风险。如何提高风险防控管理与应对机制，推进招标代理服务高质量发展是各家招标代理机构关注的重要内容。

一、招标代理服务的特点

（一）招标代理是一项具有高度组织性、规范性、流程性的工作

招标代理的实质就是一个商业交易法律化和营销规则化的“游戏”，即招标代理机构作为提供招标代理服务的主体，通过设立一套规范的、有约束力的竞争机制，较大限度地扩大投标人范围，通过严格的采购程序和流程，规范招标人、投标人、评标委员会等相关方面的行为，从而以较为合理的价格采购到所需的物质或服务。

（二）招标代理服务大多采用“项目制”方式进行项目管理

即以时间控制、进度控制、质量控制为抓手，进行全流程的运作与风险控制管理，以实现资源的优化管理。其提供的招标代理服务与实物设备、工程项目相比，呈现质量服务的无形性、提供与使用同步性，整个质量管理是一个动态、持续的招标代理服务管理体系，对工作的规范性、时间性和完整性要求比较强。

（三）招标代理服务的全链条是一个相关方全员参与的系统工程

即招标代理机构作为第三方与招标人、投标人、评标专家之间形成了一定的分工与相互制衡，从而形成当事人之间的制约机制。从理论上讲，可以最大限度提升采购的公正性，对项目成本与项目质量具有决定性的意义。同时，招标代理服务范围行业跨度大，几乎贯穿项目建设全过程，如项目可行性研究、勘察设计、工程施工、合同管理等多个不同行业。

二、招标代理服务中存在的主要风险

（一）合规性风险

招标程序的合法性、规范性是所有招标项目首先需要控制的风险。而招标代理服务的合规性，主要职责在于招标代理机构。招标投标除了受《招标投标法》、《政府采购法》、国务院有关部门及地方政府等法律法规条例约束外，同时还受《公司法》《合同法》及相关项目行业性法规等诸多法规的约束。从法理上讲，这些法律法规都对招标投标工作有强制性规定，如公开招标与邀请招标方式的选择适用、投标人资格审核中对关联方的辨识、对联合体投标的约定、合同条款等，这些内容稍有疏忽差错就会违反某项法规条例，各类风险也就随之而至。

（二）流程性风险

招标代理工作流程复杂、环节多、规范性强，招标、投标、开标、评标等每个流程之间都相互关联、相互影响，且一环扣一环、有严格的承前启后的逻辑关系。在实际工作中，流程性风险可以发生在各个环节，尤以开评标的重要环节出现最多，由于整个开评标现场工作流程烦琐且时间间隙短，工作节奏紧张，是相关方人员（招标人、投标人、专家评委、监标人等）到场最集中的时候，也是对工作人员专业水平、应变处理能力、风险防控管理的一次集中考验。可以说，招标、投标、开标、评标的任何一个疏漏或失误都可能引发风险的出现，甚至可能因一个小小的错误引起投诉，从而对项目的工期、质量和成果交付造成影响。

（三）信用风险

招标工作中的信用风险可以来自参与招标投标的招标人、投标人、招标代理机构及评标委员会的任何一方。参与招标工作中的任何一方不诚实守信，无论是投标人主观上虚报、瞒报，还是客观上招标代理机构或评标专家疏忽或专业性不强未发现，都会遭受该风险的影响。例如，投标文件中财务报表、往期销售业绩、专业资质等，通常在限定的评标时间里往往不能全面地核实投标人所提供证明的真假性，有时甚至提供虚假文件的投标人还可能最终中标。

（四）技术性风险

招标文件是整个招标投标过程的纲领性文件，具有法律效力，招标文件的编审质量影响着整个流程，稍有考虑不周就会使得招标工作无法达到项目的预期目标。正因如此，大家对招标文件的编审工作格外重视，但往往招标文件的主要条款、商务部分、技术部分、评标办法等重点部分没有问题，却容易出现招标文件中数字或文字表述前后不一致的低级错误。有些看似是小问题，处理起来也会很棘手，容易导致中标结果的失误或投标人质疑。需要注意的是，招标文件中的评标方法和评标规则是整个项目“游戏规则”的核心，也是各方关系人最为关注的部分，其编制的合规性、严谨性、客观性、技术性等因素直接决定着中标的结果，同时也是各种风险隐患潜在的风口。

（五）市场性风险

招标投标过程少则一个月，长则数月，流程环节较多，而市场是千变万化的，尤其是目前受新冠肺炎疫情冲击，国际国内经济形势处于一个特殊时期，存在诸多的不确定性因素，如国际招标进口设备的交货工期数月或跨年较常见，而汇率波动变化瞬息万变，当招标代理服务费以外币结算且在合同约定条件具备的特定时间点，就有可能导致大幅汇率损失。有时甚至由于当事人所在地突发地质灾害或疫情等不可抗力事件而被迫终止下马，给招标人、中标人、招标代理机构等带来经济损失。同时，疫情之下的招标投标、评标等线下现场还存在着疫情感染的不确定风险。

上述风险有来自内部的风险，也有来自外部的风险。此外，还有制度性风险、管理性风险、财务性风险、合同性风险、廉政性风险等，其中有些风险还与上述风险有一定的关联性，本文不再详述。

三、招标代理服务的风险防控

招标代理过程的风险是客观存在的，在一定条件下还有某些规律性。风险管理是一个系统化的过程，风险防控的目的是把风险可能造成的不良影响减至最低的管理过程。

（一）强化内部制度体系化，避免出现合规性风险的盲点

招标代理服务的合规性是首先需要控制的风险。抓制度建设是一个经久的老话题，其要义不仅仅是明确岗位职责、规范流程，同时更要关注最新政策法规变化及配套制度的体系化调整与完善，因为任何一个规章制度都不是孤立存在的。这样才能避免出现合规性风险的盲点,充分发挥制度抓手的纲领作用，推进招标代理服务的专业化、系统化、规范化和标准化，引导招标代理服务行业优化和高质量发展。

（二）强化质量管理机制，加强风险控制体系建设

招标代理机构应做足内功，狠抓质量管理，健全完善招标代理服务质量监管机制和全流程服务质量管理体系，相应地使每一个招标代理服务项目的全过程受到有效监控，做到事前有依据、事中有检查、事后有评定，约束工作人员严格按照内部规范和质量管理流程，对招标投标的各个环节和可能出现的风险进行认真充分地分析与预防，如果在过程中发现问题，要全力将风险抑制在萌芽中，并根据情况变化，及时跟进、调整和应对，并随时跟踪和督促员工改进服务意识，通过强化质量监管和程序流程管理，减少和避免风险问题的发生。

（三）强化激励机制在风险防范中的促进作用，激发工作人员的责任心

严格规范流程是避免风险隐患的基础，而程序与流程也是招标代理服务中最容易出现错弊的部分。建议招标代理机构在薪酬激励机制中强化“奖优罚错”，即在奖优的同时，加大对招标代理服务中出现错弊的罚则或成本，让工作人员从不愿出现风险问题，改变为不敢发生风险问题的自主防控，树牢员工的风险防范意识。

（四）强化对招标投标流程参与各方的管理，建立相应的信用数据库和监督机制

即建立招标人、投标人、专家库的信用档案，通过设立黑名单制度，提高对招标人违规假招标、投标人围标造假、专家评委违规评标等的失信成本。当然，各招标代理机构也需要实现数据库共享，才能更大地发挥其作用。

（五）强化对招标从业人员的职业教育与风险防控教育

无论什么工作，最终都是人来落实。招标代理工作涉及广泛的专业技术知识，有时往往一个工程项目涉及多个不同领域，其工作的法律性、规范性极强，在《招标投标法》《政府采购法》等法律原则下，各行业的监管也会随着市场变化而进行相对动态的修订调整，因此积极组织学习最新政策法规、职业道德教育和综合专业素质教育就显得格外必要和重要。同时，机构内部还可以通过培训等方式，总结分享招标代理工作中以往的问题风险与经验教训，相互启发、相互借鉴，避免同样的风险问题再次出现。

总之，风险控制永远是第一位的，对于招标代理机构和从业人员来讲，在开展工作中要始终把预防风险防控放在首位，既要防止“黑天鹅”事件发生，更要防止太过于常见以至于习以为常的个别风险，注重风险防控的体系化与应对机制的整体配套，积极地去面对、去寻找，将风险减小到最低的程度。