投标书文件如何装订(「干货分享」投标文件这样编制，保证事半功倍)

Posted 2023-05-27

篇首语：自己选择的路，跪着也要走完。本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理，主要介绍了投标书文件如何装订(「干货分享」投标文件这样编制，保证事半功倍)相关的知识，希望对你有一定的参考价值。

投标书文件如何装订(「干货分享」投标文件这样编制，保证事半功倍)

投标文件的编制其实不难，主要是编制人需要有耐心、细心、条理清晰。

一份投标文件编制，主要包括几个部分：招标文件审阅、投标文件编制、投标文件审核、投标文件密封，只要编制人能够熟知其中的一些细节，保证能够事半功倍。

一、招标文件条款审阅

通常投标报名获取的招标文件有两种版本，一种是电子版，一种是纸质版。现在都鼓励无纸化办公，所以很多招标也都采用电子标形式，所以招标文件是电子版也是比较普遍的。不过相对来说，纸质版的招标文件能更直观的标注重点，并且编制投标文件的时候，也更方便翻阅。所以如果有纸质版的招标文件，建议审阅纸质版的文件。

当然了，按照招标的形式，有公开招标、邀请招标、比选、竞争性谈判等，招标文件的命名也不一样，但是涵括的重点内容大致是一样的，审阅的方法也如此，这里统一采用招标文件。

招标文件审阅，不是说阅读一遍了解大概就完事的。建议一边阅读，一边标注重点。纸质版的文件可以用彩色笔标注，电子版可以标注颜色突出显示重点，审阅一遍之后自己心里对招标文件内容也要做到心中有数，这样做投标文件的时候要填写招标文件的一些信息，如工期、有效期、质保期、保证金金额等，能够第一时间查找到信息。

哪方面的信息属于重点呢？

1.招标公告，一般都包括项目名称、编号、项目内容、采购预算、资格要求、报名要求、投标文件递交时间和地点等，这份公告在报名之前已经挂网公示的，但是也要标注重点，上述所包含的内容，都属于要重点关注的，可以只标注重点字眼。

2.投标须知，投标人须知前附表尤其重要，基本都是重点信息，需要仔细阅读。前附表之后的具体条款是详细阐述，是对前附表内容的补充，虽然有一些内容属于基本概念，但是也有可能会夹杂着一两项投标文件需要提供的资料，所以招标文件的每一个字每一句话，我们都尽量不要忽略。尤其是第一次审阅要非常仔细，尽量不要有缺漏，这样以后做投标文件或者审查投标文件的时候，就不需要再次仔细阅读招标文件，只要关注自己标注的重点内容即可。

投标须知的重点内容：投标有效期、保证金（尤其是汇款时需要备注的内容）、资格要求、投标文件组成、投标报价要求、投标文件式样和份数、密封要求、等与投标文件需要提供的资料相关的信息。另外废标、无效、承诺、声明、逐条响应、每页等字眼也要重点关注。

3.采购需求，这部分主要与技术相关，但是有些招标文件也会偶尔穿插一些商务部分内容。很多公司技术文件由专业技术人员编写，编制人可能只编写商务、报价部分文件，最后将技术文件整合成投标文件。但是编制人也要对采购需求内容熟知，整合技术文件的时候，确保专业技术人员将采购需求的要求全部都应答了，并且符合技术评分要求。

采购需求的重点内容：采购需求一览表、工期、质保期、技术证明文件要求、承诺、声明、项目团队要求、厂家资料要求等。

采购需求部分内容与不同行业、不同项目有很大关系，招标文件的着重点可能也不一样，需要看具体项目。

4.合同格式条款。这部分没什么重点，但是个别招标文件可能会出其不意，在这部分内容的前部分或者最后会说明一句:需对合同条款逐条响应，或者合同条款中要求在投标文件中提供某一项资料，但是投标文件组成部分或者投标文件格式都没有这一部分要求，很容易造成缺漏，需要特别注意。

5.评分标准，这部分需要重点关注，基本都是重点内容。划分比较详细的，有资格性审查、符合性审查、商务评分、技术评分、价格评分等要求。

6.投标文件格式，这部分内容通常都要全部用到投标文件里面的。如果有一些内容注明“如无则无需提交”之类的，可以不提供。但是如果没有这类说明，投标文件组成又包含了这一项，那么建议哪怕公司没有这一项内容填写，投标文件也要保留。

二、投标文件框架搭建

投标文件一般分为商务文件、技术文件、报价文件等，也有很多为商务、技术、报价内容一体的。这里以一体文件为解说。

有些招标文件会要求投标文件必须按照投标文件组成部分的顺序编制，我们可以将投标文件组成的内容复制到新建的文档正文部分，具体操作如下：

1.首先投标文件新建文档，通常第一页为封面，不设页眉、页脚、页码，第二页之后的目录和正文设置页眉、页脚、页码，页眉和页脚的内容可以是项目名称、项目编号、该文件名称（如商务文件、技术文件、报价文件、投标文件）、公司名称等。设置好的文档可以保存为常用格式，方便其他投标文件编制使用。

2.复制投标文件组成内容到正文的位置，全选投标文件组成内容并清除格式，每一项内容后面按回车键留空几行，稍微调整内容作为投标文件标题，然后编制序号。

3.按照标题，将投标文件格式内容分别复制到对应的标题下面。全选正文内容，统一设置内容字体、字号、行距。

4.第一项标题设置为一级标题，调整字号、行距等。选中设置好的第一项标题，点击“格式刷”，将第二项标题刷一遍，此时第二项标题为选中状态，点击“格式刷”，将第三项标题刷一遍，如此重复操作，统一设置一级标题。

有些招标文件则会要求按照投标文件格式顺序编制，我们新建文档后，留空第一页封面和第二页目录，将投标文件格式内容全部复制粘贴到第三页。通常内容会带有招标文件格式，所以此时再设置页眉、页脚和页码内容，之后的步骤参照上述操作调整。

此时基础的框架已经完成，下一步根据招标文件的要求，如资格要求、评分标准、招标文件要求提供的承诺、声明、资料等证明文件，基础框架部分没有格式的，则灵活安排到一级标题下面的二级标题或者三级标题内容里面。

正常情况下，投标文件组成或者投标文件格式基本都包含了资格要求或者评分标准需要提供的内容，如果没有，一般还有一项类似“投标人认为需提供的其他资料”，我们可以将无处安放的内容补充到这一部分。如果这一项也没有，编制人可以将内容安排到最后面。

还有一些招标文件比较严格，是不允许投标人更改投标文件格式的，这个时候不能增加一级标题，我们只能见缝插针将内容放到合适的位置。

三、投标文件内容补充

投标文件的框架搭建好之后，再统一填充内容。有些信息可以在投标文件一次复制，多次粘贴的，一定要一次操作完成，如项目名称、项目编号、公司名称、地址、日期等基础信息，这些信息在搭建框架的时候都大致了解。这样操作，比投标文件从头开始慢慢补充完整省事很多。

另外编制人在日常制作投标文件的时候，可以整理一些基本的常用信息，放到一个常用文档里面，如公司名称、地址、电话、邮箱、制造商声明信息、公司简介、法定代表人证明和授权代表委托书（几种常用格式）等，将这些信息汇总起来，我们编制投标文件的时候大部分内容都可以在这里找到，无需东翻西找。

有关图片插入的问题，像财务报告、合同等页数比较多的图片，编制人可以在图片插入的位置上先清除格式，在保存图片的文件夹，将文件夹查看功能选为“详细信息”，选中所有图片，鼠标悬放在第一张图片上，拖动所有图片到需要插入的位置，即可一次性将图片按顺序插入。

清除格式的好处是图片可以正常显示不会错乱。有些文档编辑软件有可能不兼容或者一些其他原因，如果文档带有格式，图片是无法正常显示的，需要一张一张图片花时间调整。

关于技术文件整合的问题，首先要确定技术文件的内容都符合招标文件以及评分标准要求，然后再将内容复制粘贴到投标文件技术部分位置。

粘贴的内容通常带着原文档的格式，序号也和投标文件编号不符，这些都需要调整。建议第一步先调整序号，然后全选技术内容，调整字体、字号。因为其中有图片穿插解说，不适合统一调整行距，只能避开图片位置，一部分一部分调整。最后用“格式刷”工具，调整标题，具体操作参照商务部分标题设置。

投标报价方面，有一些工程报价是比较复杂的，甚至要用到一些计价软件，这里就不展开描述。平常一些的投标报价，最好提前在excel表里核算一遍，等到最终报价确认的时候，稍微调整一下数字即可。

有关电子标的投标报价，有些项目需要在投标文件编制工具里面完成的，除了报价一览表、分项明细表，有些还会要求填一个价格表，注意要求填写的是单价还是总价，填写的时候不要太想当然，很容易出错。

四、投标文件内容审核

投标文件审核，关系到投标文件是否完整，会不会造成废标的重要环节。

基本上，编制人除了编制的角色，还担当审核角色，没有任何领导会为我们审核投标文件还打包票一定没问题，所以关键还在编制人身上。也因为编制和审核角色同时在编制人身上，很容易造成疏忽或者想当然的心态，看不出投标文件有什么问题。为了避免投标文件不会出现废标情况，以下有几点建议：

1.第一次审阅招标文件的时候，切记每一字每一句都阅读到位，尽量一次性将招标文件要求我们响应的内容都标记出来。有时候公司不仅仅只有一个项目投标，有可能几个项目同时进行，那么多投标文件要编制，根本没有时间再仔细阅读第二遍的。所以第一次审阅很关键。

2.有时间的情况下，可以将标注的重点内容提取成表格。有很多公司为了避免废标的情况，也有统一的投标文件检查表，这是规避废标最直观的方法。如果没有检查表，也可以将招标文件从头到尾核对一遍，将标注的重点与投标文件一一核对，看是否都响应了。

3.如果部门负责投标的同事有两个以上，可以和同事交叉检查。当然同事也不一定会逐字逐句检查的，重点是招标文件要求的，投标文件是否都符合了，大致的内容都没有出错那就可以了。

4.审核的时候，除了响应招标文件所有内容外，还要再次检查一下招标文件废标、无效的条款的要求，规避所有废标、无效的情况。其次就是重点关注一下报价，价格大小写是否正确。

5. 也特别提醒一下，如果是其他部门或者其他公司（如厂家）配合提供的资料，编制人收到的时候务必第一时间要检查清楚有没有问题，以便及时解决可能出现的问题。收到公司保证金汇款回单的时候，务必检查一下账号信息、备注信息有没有出错。

五、投标文件打印、盖章、装订、密封事项

1.按招标文件要求制作封面、打印、装订、密封。建议将投标文件转PDF之后打印，打印和复印的时候注意检查纸质文件和电子版本一致，防止纸张顺序错乱、不齐全、倒放等情况出现。检查没问题之后再装订。

2.注意不要漏盖章或者漏签字、或者有落款的地方没有盖正确位置。比较保险的方法是每页盖章、加盖骑缝章。

3.正副本或技术、商务、报价文件等分开密封的，注意密封前要确认一遍再封装。密封好的文件，封口加盖公章或招标文件要求的密封章。

4.如果特别要求单独携带授权委托书、法人证明等文件的，务必不能漏了。

以上分享的内容主要是投标文件的编制技巧，旨在提高投标文件编制效率。想要了解招投标的全过程，推荐大家关注公众号“特大号”一篇《投标，从入门到放弃》的文章，真的很齐全。