开会桌牌摆放顺序(举办大型会议务必做到“四到位”)

Posted 2023-05-25

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开会桌牌摆放顺序(举办大型会议务必做到“四到位”)

#头条创作挑战赛#举办大型会议，务必做到策划到位、筹备到位、执行到位、服务到位，就是一个成功的会议。

一、策划到位

举办一个会议，无论是企业还是行政事业单位，会议主题基本上已经确定。作为会议组织部门，自然需要围绕主题，不断添枝加叶，不断修饰完善，让主题更为突出，让内涵更为饱满，让成效更为显著。

明确工作目标，认真开展策划。既然要举办大型会议，主要负责人胸中已有一条主线，一个轮廓，作为会议策划人员，首先要认真听取他对会议的要求，即明确工作目标。只要听懂他的要求，基本上保证会议策划不走弯路。

充分罗列工作，内容充实策划。既然举办会议，应该是主题明确，思路清晰。要根据工作思路确定、填充需要在会议研究讨论的工作，形成议案，并且将这些内容根据主次顺序依次排列，形成议程。

充分征求意见，准确校正策划。在主题、思路、会议内容清楚的前提下，就到了校正策划的时候了。这时的校正，不是蒙头校对文字，也不是细致订正格式，而是有的放肆征求各方的意见，尤其是各方的不同意见一定要仔细斟酌。经与会各方一致通过后提交党委会或班子会议审定通过，特别要经主要领导同意，一个较为完满的会议策划已然形成。

二、筹备到位

会议策划一旦形成，就进入了会议筹备环节，如何筹备，无非就是考虑人、费、材、物、餐五方面的准备工作。

人，首先要根据会议策划确定会务人员，包括会议总指挥（协调）、会议材料组织人员、现场服务人员、会议驻地服务（接待）人员、新闻记者、会议专用司机等。在必要时，要考虑安保、医务、消防、交管等会议保障工作人员。务必做到分工明确、责任到人。其次要确定参会人员、出席人员、列席人员，特邀嘉宾，最好拟出详细的名单，经会议负责人审核把关，主要领导过目确定。

费，就是要针对会议策划，作出充分合理的会议费用预算，预算要坚持节俭，慎之又慎，适当预算一部分活动经费，应付会议期间“突发费用”，既不铺张浪费，又要应花尽花。

材，自然就是会议材料。根据会议策划，要认真细致确定会议议程、会议的会前汇报材料（请示和报告）、会议通知（邀请函）、主持词、领导讲话、会议发言材料、会议相关文件、会议的背景材料、会议现场布置图、参会人员的座次图、座签姓名、会议指南、参会人员通讯录、新闻通稿、签到表、会议背景PPT及会议的其他所需材料。

外，除会议室的一般配备外，还需准备电脑、LED屏、签字笔、文件袋、笔记本、嘉宾证（胸花）、工作证、音响设备等参会所需物品、会场所需物品和驻地所需物品。室外会议需重点考虑舞台设施、音响设施、各类指示牌。

餐，根据会议策划，先确定会议是否餐。如不用餐，则相对较为简单，在会议桌上摆放矿泉水、茶水，会议室角落准备茶歇，会议休息期间，茶歇区适当摆放水果、甜品、茶水饮品即可。如果用餐，要先考虑冷餐还是热餐，桌餐还是自助餐。在用餐时还要安排好座次和桌次，决不能失礼。

三、执行到位

会议执行到位，主要是抓好“六个落实”。

抓好人员落实。一是落实参会嘉宾是否莅临，二是参会领导到位，三是参会人员能否到齐，四是新闻记者一定到场，五是会务人员必须到岗。

抓好材料落实。认真细致校对、打印好会议材料，保证事实清楚，思路清晰，字斟句酌，准确无误。

抓好会场落实。简而言之就是抓好会场布置，即开会的桌椅放置好、与会人员的座次安排好，会议材料的位置摆放好、音响设备调试好、服务礼仪彩排好。

抓好协调落实。所谓协调工作，就是一切保障会议顺利进行得有效沟通。要制定切合实际的得力保障措施和处置预案，任何一点突发事件都马虎不得，要不然就前功尽弃。

抓好安全落实。除落实正常的交通、安保、医疗、消防、保密等安全保障外，要严格落实各级政府防疫要求和措施，将参会人数控制在一定范围内，做到会场消毒杀菌。所有人员戴口罩进入会场，严格执行“四码两证”（行程码、健康码、48小时内核酸检测、地区风险等级查询码、身份证、接种证明），座次保持一定距离。

抓好成果落实。既然是大型会议，要落实好会议备忘录、会议纪要、决议、公报等会议成果。对于一些特别重要的成果还要安排专人跟踪、落实。

四、服务到位

说到服务，确切的就是保障会议顺利进行的措施。且每一个环节都要谨慎行使。主要表现为以下三点：

接待服务热情周到。在会前接待，主要是参会人员报到，会务人员的接待工作一定要热情周到，从航班、车次的确认开始，认真安排好接机和接站工作，与此同时还要安排好入住酒店的食宿。尤其要安排好嘉宾忌讳的或者禁忌的礼仪或饮食，让参会嘉宾感觉接待细致入微，有个好心情参会。

会议服务得体大方。会议现场，严格按照会议礼仪执行，即使是会场倒水都要严格按照要求，不打扰参会人员，要仪表落落大方，每一个细节都做到与整个会议相得益彰。

会后服务温馨贴心。会后，及时做好会议材料的收集整理装订，供参会人员携带。同时，提前为参会人员预定好航班、车次，准时安排好送机、送站车辆。预计参会嘉宾到家后，再给一个亲切的问候，让嘉宾有一种温馨的感觉。