库存盘点差异计算公式(超市盘点差异分析及解决办法)

Posted 2023-05-25

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库存盘点差异计算公式(超市盘点差异分析及解决办法)

门店盘点以后，多数出现近期销售下滑、员工激情不高、精神颓废、服务消极、言语煽动等现象，甚至出现单店员工流失、招聘困难等问题，究其原因是因为盘点差异过大或超出员工心理承受范围造成。

一、盘点的重要性

盘点是指对门店商品进行盘点清查，以核对实物数量和电脑系统的帐务数量是否相符的一种方法，从而得出一定时期内对经营的评估和对管理工作的考核，分析库存商品来进行商品管理，并作为未来企业发展的决策依据。

从战略意义上来说，盘点结果是公司管理水平的一把度量尺，是公司能否继续加快发展的一个重要衡量标准。

如何用好盘点？如何通过盘点更加行之有效的管控门店员工和商品？如何把盘点这项工作从挫伤员工积极性，升华成调动员工责任心和主人翁姿态的工具？这将是我们应该深思并亟待改进的一项课题。

二、盘存差异造成的原因

1、因顾客及员工自身素质引起的外盗、内盗导致的商品数量差异；

2、因盘点人员的疏忽或业务水平不足导致的数量差异；

3、因仓库配发商品重量与门店实到重量不符导致的数量差异（如：米、瓜子、饼干等称重商品）；

4、因系统单据处理不及时导致的数量差异（含调拨单据、配送单据、退货单据等等…）

5、因商品信息不同步导致的数量差异（如促销条码、新品建档、自制条码、促销信息等等）

三、数据分析方法

1、当次盘点差异数据对比法

把本次盘点所有盈亏数据全部导出排序，进行盘盈与盘亏数量对比，查找有没有盈亏数量正好相近及盘点单品相似。

目的：分析本次盘点相似单品有没有混盘。若经过复核并确定盘点数据无误后分析是否是混淆销售、混淆验收因素导致。

2、历史数据对比法：

把上次盘点所有盈亏数据导出，与本次的盘点数据进行对比。

目的：分析是否是因上次盘点数据不准导致本次盘点出现盈亏。（上次盘点数据不准的状况有商品整理不到位漏盘、多盘、混盘，混盘的状况很容易反映出本次盘点相似单品出现一盈一亏）若上次与本次数据相抵后还有比较大的差异，再考虑分析其它存在的原因。

3、排查因素法

查看整件与单支盈亏数据。核对一品多码、一品不同条码不同商品编号、商品资料与商品实物条码。

目的：找出整拆零售数据；找出因品名、条码商品资料问题而导致盘点差异。

4、数据差异问询法

商品部主管对商品进销存环节、经营、商品做过活动等情况比较清楚，有可能知道盘点数据差异的原因。

目的：让商品部主管直接说出其知道的差异原因。

5、自查加询问法

导出三级帐数据，快速查看明显异常的数据。同时询问商品部主管，重点强调其中异常的数量、日期、单据号。

目的：帮助商品部主管回忆其经营环节出现的异常数据，有可能回忆起并最终引导出了盘点差异的原因。

6、查看三级帐数据法

先看汇总的验收单数据、配送单数据、再看正常销售出库、退货出库数据。对比进与销数据差异最大的集合点的具体单据、具体日期，查看其明细。其次，要寻找其中“0”进价、批次单、团购单、空收空退单、调价单、领用单、门店和商品行政部调库存单据、盘长盘短单、清转场、代转购、联营转自营等单据。

目的：查找进销存中所有单据类型里有可能出现盘点差异的数据。

7、查看未审核未转正单据法

在非查询状态里查看未审核未转正的单据，尤其是家电送货单。家电送货单据还需关注查询状态及配送中心系统查看其审核的日期。

目的：查找是否因单据未审核未转正而导致盘点差异。

8、查看系列商品单据法

对数据敏感并记住，容易找出重复录单的数据。

目的：查找重复录单数据导致的盘点差异。

9、系统部类录入核查法

分析之前先查看是否单据录错部类。分析后所有环节都几乎查不出问题，要想到是否本次盘点时录错数量（错行、串行、漏行等），在时间充裕情况下找出原始单据逐一核查。

目的：找出是否因单据录错问题导致盘点差异。

10、单品推断法

根据每种不同的商品的不同特性（如奶粉容易被盗、日杂及针纺部分商品容易掉包销售、牛奶整拆零售等）进行推断。

目的：分析出该商品产生差异的原因主要根源，再根据各种手段和途径找出差异的真正原因。

四、解决方法

1、因盗窃引起的数量差异

不管是内盗还是外盗，我认为都与门店员工防损意识不强、责任心不足有关系，没有从根本上意识到门店是我家、门店的商品就是我的财产、丢了商品就意味着丢了自己的钱。将这些观点和理念深刻植入员工大脑，并且体现在员工日常工作的每一个环节里，发动全员防损，盗窃事件就会得到有效遏制。

内盗解决方法：

坚持员工及家属购物交叉买单的原则，坚持下班自觉出示购物小票的原则，坚持门店间调拨单据双人双签原则，坚持门店商品出入卖场必须有记录原则，坚持发现内盗十倍赔偿并通报原则。

外盗解决方法：

公司所有的门店都安装了监控器，但是真正杜绝外盗发生的只有门店员工。一些员工在上班时间很懒散，不管门店里的顾客动向，聚众闲聊、烤火、玩手机，更有甚者在外面晒太阳、看热闹，这些习惯和动作就给了一些不自觉人的可乘之机。等到发现商品丢失的时候，已经为时已晚或者是直到盘存的时候才直到东西丢了。专业的超市管理实操内容分享平台，搜索“零售动力”进行关注。

解决方法：门店员工加强导购防损职能，热情服务，柜组之间要呼应交接，在客流不大的情况下，尽量帮顾客把商品送到收银台，做好顾客进店消费的每一个流程和细节：

顾客进店→三米微笑→寄存→询问需求→转交区域负责人→引导消费→关联销售→转交下一区域负责人→购物完毕→转交收银台→交代特殊事项→结账扫单→三唱一单→取寄存物品→欢送顾客

2、因盘点人员的疏忽或业务水平不足导致的数量差异

加强盘存组人员的心态学习和纪律监管，以为门店服务的姿态盘存，加强责任心，深刻明白我的疏忽会给别人的工作带来很多不便的道理，加强业务学习，弄清商品的包装规格和条码类型，责任到位，细化到岗，考核到人，盘点误差率直接计入该负责人日常工作考核。

3、因仓库配发商品重量与门店实到重量不符导致的数量差异

仓库人员在商品采购归库的时候，对于批量入库的商品，严格按照入库数量的1/10的比例进行抽检。商品入库输单原则上按实重入库而不是按照进货原始单据入库，从源头上控制供货商的低价假象及门店实到重量存在差异的情况。门店员工在收货过程中发现称重商品差异较大，应立即沟通仓库，并做好书面登记，此类情况并入信息反馈表处理。

4、因系统单据处理不及时导致的数量差异

每次盘存结果出来，盘存差异数量最大的就是因单据处理滞后引起的，这个情况将直接加大盘存组对账工作量、引起门店人员心理恐慌并且加大找货难度，导致盘存后期人员服务消极，其负面影响极大，建议改进方法如下：

1) 仓库到货引起的差异

商品配送中心在给门店配发商品的时候，一定要坚持工作流程按部就班和两次复核的原则，确保出库数量与单据一致。

经核实因仓库分货工作导致的单据与数量不一致的情况，首先仓库有义务找出原因并跟进解决，其次门店要不折不扣如实做好登记，并计入该单执行工作人员日常工作考核。若仓库出库数量准确，在运输途中下货误差导致的数量差异，物流配送人员有义务找回差货并归还门店，若不能找回，其损失由本次配送人员自行承担。

门店在验收整件商品及高质商品时，应在摄像头下进行，以备差异查证。门店如果发现多货并有意不上报，核实后按品行不端处理。

2) 门店间调拨/退货差异

门店调货或退货时，调拨单黄联必须随货同行，调拨商品必须完整封箱打包，并在外包装上明确标注调货门店、收货门店、调货总件数、本件序号。如果无单据或整件未封箱封口（零散现象）的商品，运输人员可以拒绝带货；收货门店在验收时发现不完整包装或无单据包装，允许拒收。

原始单据经调拨人员及运输人员双方签字后商品方可取走（调货人员需电话沟通收货方，知会运输人姓名，调拨件数），运输人员将调拨商品送达收货门店时，有权利有义务要求收货人员打电话沟通调拨门店，反映货已收到并核对整件数量。如果未打电话核实，视作未收货，责任由运输人承担。

3）单据处理及跟进

不管是退货还是调货，货物调走并确认对方收货以后，门店必须及时跟进系统单据处理，近段时间盘存差异过大，很多原因就是卖场没有跟进单据处理，没有做好单据管理造成的？怎样才能确保手工单据及时准确处理呢？以前的单据处理不及时不准确我认为有以下几方面的原因：

红联单据没有及时送到办公室或者仓库

送单人员没有如数将单据交给打单人员

打单人员没有全部将手工单据处理成系统单据

解决方法：

门店及打单人员必须有单据出入明细台账

送单人员在门店取走单据红联的时候，必须在单据台账登记本上明确登记取单日期、取单人姓名、单据总数、单据号

送单人交单到办公室或仓库打单人员时，打单人员必须如实登记收单时间、单据所属门店、单据总数、单据号

打单人员在处理门店调拨单据或退货单据时，在系统单据备注上要明确备注手工单据单据号，以备门店查询

门店人员在单据离店一周内需主动查询是否已经系统处理，若未处理要找到原因并积极跟进。如果是送单人员未送到要承诺何时交单，如果是打单人员未处理，要向门店承诺最迟打单日期。

门店人员跟进系统单据，确认已处理后要在原始单据上标注已处理，未处理的要及时沟通处理。

5、因商品信息不同步导致的数量差异

商品信息不同步一般有以下几种原因：

1）同种商品汰旧出新（如好男人、老村长、营养快线），门店新品已铺货，但信息部还未建档。这种情况现在一般都是先扫老条码销售，后期跟进信息。建议未建档商品不进卖场销售。

2）同种商品，几次到货条码价格不相同（如散称饼干），建议业务采购商品、仓库归纳商品时保证商品信息一致性，如果调价，尽量不变换条码

3）做促销活动时，采购提供的促销条码和实际到货商品条码不一致（如促销苹果：88125、88130;椪柑和芦柑），或者有国际条码，但是在我们系统中必须做自制条码处理销售的情况（如大宝、针织品、甩卖品）。这种情况在很大程度上误导员工在销售过程中高价低卖。

4）促销活动的买一送一信息：促销活动时做的买一送一商品（如：娃哈哈橘片爽、雕牌洗衣液、供货商临期处理的商品），有的供货商是入了实际库存的，有的供货商是没入实际库存的，是按照实际金额入库的；这种情况在做活动的时候，因为沟通环节不通畅，导致有的该扫的只做了签单让利处理，有的该签单的却做了扫单减库存处理。并且在活动结束后，此类商品门店是恢复单件销售还是继续买一送一销售？

信息部、营运部没有给门店一个明确说法。所以门店未经请示，按照自身的惯性思维销售，导致后引起盘存产生差异。建议信息部在做供货商的此类进货入库单时，在微信群里明确告知门店：此类商品入库数量是怎样？销售过程中应该如何处理？尽量规避此种情况发生。

五、总结

1、门店员工加强防损意识，减少盗窃发生

2、门店做好日常单据出入明细登记，跨度达一星期的必须电话跟进

3、门店调拨、收货做好单据管理，如遇特殊情况要有书面记录并跟进解决

4、仓库配送门店的称重商品要标注条码

5、盘存组员工增强责任心及业务熟悉度

6、营运部、采购部、信息部统一执行标准

7、仓库配送/调拨做到货单一致

8、每月月底对门店的香烟、高值酒进行例行盘点