(一)称谓语

称与对方有关的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文则宜用敬辞“贵”，如“贵部”、“贵局”、“贵市”、“贵会”、“贵社”、“贵公司”、“贵单位”等。

称与自己有关的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本会”等。

公文中间接称呼有关的人或单位常用“该”，如“该同志”、“该人”、“该地区”、“该单位”等。

(二)起首语

对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用“关于《……的报告》收悉”、“关于……的电文已悉”等。

《通知》常用“为了……”开头。

(三)承启语

在公文的缘由表述完毕后，常用“为此，特作如下通知”、“特此命令你们”等领起下文。

(四)结尾语

是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用“以上各项，望各地遵照执行”、“请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行”、“是否有当，请予批复”、“当否，请批示”、“请予审批”、“以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”。

三、公文用词的特殊性

所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。

开头用语有：“按照”、“为了”、“根据”、“鉴于”、“依照”、“据查”、“关于”、“报告悉”、“电悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“据”、“……报称”、“……电称”、“制定”、“特派”、“任命”、“兹聘”、“派”、“惊悉”、“阅悉”、“谨悉”等。

结尾用语有：“望”、“请”、“特此函告”、“为盼”、“是否可行”、“当否”、“请批示”、“祈请批复”、“盼回复”、“望遵照执行”、“特此通知”、“请批转……执行”、“特此布告”、“此复”、”此致”、谨呈”、“谨报告”、“特此电陈”、“此令”、“此批”、“此布”、“为荷”等。

过渡用语有：“为此”、“为此……特……”、“对比……”、“为……”、“结合……”等。

称谓用语有：“贵省”、“贵局”、“该地区”、“我市”、“我县”、“本镇”等。

表时间的模糊词语有：“最近”、“近期”、“适当时候”、“现在”、“将来”、“曾经”、“同时”、“有时”、“一直”等。

表范围的模糊词语有：“有关”、“各部门”、“乡(县、市、省)内外”、“国内外”、“左右”、“上下”等。

表条件的模糊词语有：“在可能的情况下”、“在……情况下”、“在……基础上”、“符合一定条件”、“在特殊情况下”等。

表数量的模糊词语有：“许多”、“多数”、“广大”、“某些”、“有此”，“一些”、“个别”、“部分”等。

表程度的模糊词语有：“很”、“一般”、“更加”、“进一步”、“基本上”、“显著”、“一定……”、“较”等。

表频率的模糊词语有：“经常”、“不断”、“有时”、“反复”、“再三”、“多次”、“偶尔”等。

四、公文写作常用词语

在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语，现简要介绍如下：

A

[按期]按照规定的期限。

[按时]依照规定的时间。

[按语]发文单位批转或转发公文时所做的说明或提示。

[按照]依照；据此办理。

[案卷]分类保存以备查考的文件。

B

[颁]发布；颁发。多用于庄严、隆重的场合。

[颁布]公布。多用于公布重要的法律、规定、条例、命令等。如“颁布法令”、“颁布奖惩条例”。

[颁发]发布；授予。多用于领导机关发布重要文件或向有关单位或人员授奖。如“本条例自颁发之日起执行”、“颁发奖章和奖金”。

[颁行]颁布施行。

[报呈]用公文向上级报告。如“报呈上级备案”。

[报告]①用书面或口关的形式向上级做正式陈述。②用书面或口头的形式向上级所做的正式陈述。

[报经]上报并已经得到。如“报经上级同意”。

[报批]呈报上级机关请求批准。如“履行报批手续”。

[报请]用书面报告向上级机关请示或请求。如“报请上级批准”。

[报送]向上级呈报。

[备案]向主管机关报告事由存案以备查考。如“此事已报上级备案”。

[备查]准备好文件、案卷、图表等以供查考。如“存档备查”。

[本]自己方面的。可用于机关、团体和个人的自称，也可用于文件自身。

[本拟]本来打算。

[本应]本来应该。如“本应从严惩处，但念其……”

[比照]比较对照(已有的做法或同一范畴的规章制度处理)。

[濒于]临近；接近。多用于坏的情况。如“濒于破产”、“濒于绝望”。

[并经]并且经过。

[不啻]不止；如同。

[不法]不守法的；违法的。如“不法分子”、“不法行为”。

[不日]要不了几日；几天之内。

[不失为]还可以算得上；称得上。“这样处理，不失为一种好办法”。

[不时]随时。如“不时之需”。

[不宜]不适宜。如“不宜操之过急”。

[不予]不准许；不给。

[布置]对工作、活动做出具体的安排。

[部署]安排、布置(工作或活动)。

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